AANVRAAG INDIENEN
Een aanvraag kan het hele jaar door worden ingediend maar moet minimaal vier maanden voor de start van het project in bezit zijn van het V-fonds. Wanneer de door u opgegeven startdatum van het project binnen vier maanden valt nadat u de aanvraag ingediend heeft, is de kans groot dat het V-fonds uw aanvraag niet in behandeling zal nemen. Reden hiervoor is dat het V-fonds niet achteraf bijdraagt in eventuele tekorten (zie ook subsidiebeleid).

Het bestuur komt een aantal keer per jaar bijeen om de aangevraagde projecten te bespreken. Houdt u rekening met een procedure van ongeveer vier maanden.

AANVRAAGPROCEDURE
De drie stappen van de procedure en de belangrijkste bepalingen:

1. Aanvragen
Een Quick Scan geeft een indicatie of een project kans maakt op subsidietoekenning. Indien de uitkomst positief is, dient de aanvrager gebruik te maken van aanvraagformulieren. Deze kunt u hier downloaden of bij het secretariaat opvragen. Na het indienen van uw project ontvangt u een ontvangsbevestiging met de naam van de projectadviseur die uw project afhandelt.

2. Interne behandeling 
De projectadviseur beoordeelt het ingediende project op basis van de criteria die het V-fonds heeft. Indien nodig neemt de projectadviseur contact op om aanvullende informatie te verkrijgen. De adviseur stelt een advies op en legt dit voor aan de adviescommissie. Enkele ijkpunten: de kwaliteit van het project, de mate waarin het project (inhoudelijk) onderscheidend is, het publieksbereik en de publicitaire kracht. De adviescommissie behandelt alle aanvragen en voorziet ze van een advies aan de raad van bestuur.

3. Afhandeling van de aanvragen
Uiterlijk een week na behandeling in de bestuursvergadering worden de besluiten op de website gepubliceerd. Aanvragers, zowel afgewezen als toegekend, worden bovendien binnen drie weken schriftelijk van het besluit op de hoogte gesteld. Elke brief wordt afgestemd op het project zelf, met voor- of tegenargumenten. Dit maatwerk neemt enkele weken in beslag. Een eenmaal afgewezen aanvraag kan helaas niet opnieuw worden ingediend bij een volgende subsidieronde.

Het V-fonds kent ook een klachtenregeling, waarbij de aanvrager kan verzoeken om een (gedeeltelijke) afwijzing van de aanvraag te herzien. De volledige procedure staat beschreven in het reglement dat u hier kunt downloaden.